Аж ахуйн нэгж нь урсгал дасгалын. Менежментийн хөтөлбөр баримт бичиг, бүртгэл хөтлөх

Урсгал дасгалын автоматжуулалт бараг бүх орчин үеийн бизнес эрхлэгчид хандаж хэмжүүр юм. Тэр ч байтугай жижиг компаниуд янз бүрийн баримт бичиг, захидал, төсөв, нэхэмжлэх, гэрээ, шаардлагын бүх төрлийн зэрэг масс хамтран ажиллаж байна. Энэ нь бараг бүх орчин үеийн байгууллага нь ажлын урсгалд, бүрэн бүтэн, мэдээлэл хадгалах, олж, янз бүрийн мэдээллийг хадгалах хялбар зардлаар өгсөн тул энэ арга хэмжээ хэрэглэх, түүний батлах шаардлагатай цаг оновчтой хязгаарлах гэж оролдож байгаа энэ шалтгааны улмаас юм.

Яагаад энэ вэ?

Бараг компани нь ямар нэг албан хаагчид зөв мэдээлэл олж авах гэж их цаг зарцуулдаг, болон статистик өн энэ нь ажлын цаг орчим хувийг эзэлдэг гэж хэлсэн байна. Энэ нь бас таныг шинээр оронд дахин үүсгэх шаардлагатай гэж юу байдлаар байх "хаа нэгтээ" ямар нэгэн баримт бичгийг дахин ашиглах. Энэ стандарт нь гэрээний эх бичвэрийг компьютер дээр хуульч нь нөхцөл байдал юм, тэмдэглэл нягтлан бодох бүртгэлийн системд гүйцэтгэх гэрээний гүйцэтгэлийг дагалдах үнэт цаасны тухай бичилт, үнэт цаас болон үйлдлийг цаасан хэлбэрээр санхүүгийн хэлтэст агуулагдаж байдаг, захидал харилцааны гэрээний үйл ажиллагаа явуулах тухай ажил цахим шуудан хайрцаг ажилтан байна. Мэдээллийн Энэ нь "тархалтын", аюулгүй байдал, бүрэн бүтэн байдал болон тогтвортой маш хортой бодит урсгал дасгалын автоматжуулалтын байгаа ийм нөхцөл байдалд байна.

төрөлжсөн мэдээллийн систем нэвтрүүлэх замаар асуудлын дийлэнхийг шийдсэн. Жишээ нь, төсвийн тогтолцооны зарим үүсэх зэрэг баримт бичгийг янз бүрийн хувилбаруудад хадгалах, дараа нь хоорондоо төсвийн тогтолцоог бий болгох чадвартай, мөн түүнчлэн тэдний статусыг харуулж өгдөг. Тиймээс асуудал хэсэгчлэн ийм системийг ашиглан төсвийн баримт бичгийг шийдвэрлэж байна.

Гэвч хэргийн дийлэнх олонхийн одоогийн төсвийн тогтолцоо, түүнчлэн нягтлан бодох бүртгэл, ERP систем бий болгож, хүснэгт хэлбэрээр хадгалж болох өгөгдлийн төрлийн өөрөөр хэлбэл, зохион байгуулалттай мэдээлэл ажиллахгүй гэдгийг мартаж болохгүй. Ихэнх шинжээчдийн үзэж буйгаар ямар ч орчин үеийн бизнесийн зохион байгуулалттай мэдээллийн өгөгдлийн нийт дүн нь бусад и-мэйл, текст баримт бичиг, хэлэлцээр янз бүрийн тайлан, уулзалт, зураг гэх мэт орно байхад, зөвхөн 20% өгдөг Нэлээд олон удаа, судалгаа зохион байгуулалтгүй мэдээлэл явуулах ямар ч зүгээр л аль болох хэвийн үнэлгээ kontektsta, аль хэдийн зохион байгуулалттай байх явдал юм. Хадгалах, цуглуулах, уг мэдээллийг дараагийн боловсруулах ажлын урсгалд зэрэг арга хэмжээ, болон агуулгын менежментийн систем нь мэдээллийн компанийн ашиглалтын заасан байна.

Энэ юу вэ?

цахим баримт бичиг удирдлагын системийн тусламжтайгаар ирүүлсэн бичиг баримтыг үндэслэн тухайн байгууллагын ажилчдын хоорондох аливаа харилцаа нь байгууллага олгодог. Дахин 1C баримт бичиг баримтыг бий болгох, байгууллага дээр нь хөдөлж боломжоор хангаж, тэднийг ашиглан тодорхойлсон баримт бичиг, үйл явцын хэрэгжилтэд хяналт арчилж байдаг. Тиймээс цахим баримт бичиг, давуу тал нь компани нь асар олон тооны өгдөг түүний ажил орчуулж үнэн хэрэгтээ шинэ түвшин юм.

Энэ цахим системийн бүр нэг баримт бичиг хосгүй үүнийг тодорхойлох дэлгэрэнгүй бүхэл бүтэн багц тодорхойлогддог байна (ихэвчлэн карт ийм багц гэж нэрлэдэг). карт баримт бичгийн төрөл, үүсэх, өөрчлөлт, зохиогч, түүнчлэн хадгалах орон зай, илүү огноо гэх мэт мэдээллийн олон төрлийн, агуулж болно. Ирээдүйн Бичиг баримтын удирдлагын систем дэх карт-д заасан байна дэлгэрэнгүй заасны дагуу хадгалах, шаардлагатай баримт бичгийг эргүүлэн авах хангах болно.

боломж

Цахим баримт бичгийн менежмент давуу тал нь олон нь зөвхөн нэг байгууллагад олгодог боловч энэ нь бас олон шинэ боломжууд, бас чухал юм нээгдэж байгаа юм.

төвлөрсөн хяналтын

Ямар ямар том энэ эсвэл аж ахуйн нэгжийн Бичиг баримтын удирдлагын систем болох үүн дээр эргэлтийн баримт бичгийн хэлбэрээр хурдацтай өөрчлөлтийн боломжийг олгодог. Жишээ нь, зүгээр л системд аль хэдийн хадгалагдсан байна хангалттай загвар гэж шаардах, тодорхой зохицуулалт хийх нь төрөл бүрийн хариуцлага төвийн зардлыг аль нэг маягт өөрчлөх. Үүний дараа ийм өргөдөл бөглөх ажилчид програм дүүрэн системээр дамжуулан явуулсан тул, баримт бичиг хуучирсан хэлбэрийг ашиглах боломжтой байх болно.

бичиг баримт Lifecycle дэмжих

бууж өгөх, ямар ч аж ахуйн нэгжид боловсруулсан болно баримт бичиг бүр нь заавал тогтоосон хэд хэдэн үе шатыг дамжин явдаг. Жишээ нь, энэ нь аж ахуйн нэгжийн төсөвт ирэхэд эхний шаардлагатай хийж, дараа нь баталж, тодорхой цагт гүйцэтгэх юм. Үүний дараа, нарийвчилсан дүн шинжилгээ хийх, төсвийн сэдвээр янз бүрийн бодит болон төлөвлөсөн гүйцэтгэл, архивын илгээв. 1С-д баримт бичиг харгалзан компанийн бизнесийн аж ахуйн нэгжийн байгаль орчны үндсэн шаардлага, түүнчлэн янз бүрийн хууль эрх зүйн журам, салбарын стандарт авч, баримт бичгийн мөчлөгийн турш хатуу хяналт олгодог.

багаар ажиллах

Цахим Бичиг баримтын удирдлагын систем баримт хамтын ажил нь зүгээр л нэг байгууллагад илүү олгодог, мөн оролцсон өөр өөр албан эсвэл бүр өөр өөр хотод байгаа мэргэжилтнүүд байх болно.

систем, мөн баримт бичгийг хувилбарууд нь хангалттай тооны хадгалдаг чиглүүлэх гадна болон өөрчлөлт, тэд юм, өгөгдөл тэмдэглэгээ болох, үндсэн мэдээлэл, Тэр чөлөөлөх ёстой нөлөөлөхгүйгээр, тэдний зарим санал, тэмдэглэл нэмнэ.

нууцлал

Ийм системийн оронд чухал ач холбогдолтой онцлог нь нэг баримт бичиг 1С-д шифрлэлт нь дараа нь тусгай тоон гарын үсэг дамжуулан бүртгүүлэх боломжтой юм. Энэ нь ямар ч мэдээлэл үнэн баталгаажуулах нь зөвхөн, харин зохиогч бас хосгүй тодорхойлсон, мөн түүнчлэн янз бүрийн өгөгдөл хадгалах шаардлагатай бол хамгийн үр дүнтэй аюулгүй байдлыг хангах боломжтой болж байна.

чиглүүлэлтийн

цахим Бичиг баримтын удирдлагын систем байхгүй байгаа бол энэ тохиолдолд тухайн үнэт цаасны бий оролцож ажилтан, заавал эдгээр үнэт цаасыг шилжүүлж хамгийн шилдэг нь хэн ойлгох ёстой. аж ахуйн нэгж Цахим баримт бичгийн менежмент автоматаар өгөгдлийн зөв этгээдийг шилжүүлэх.

өөрөө, чиглүүлэлтийн чөлөөтэй, хөшүүн юм. Хатуу хамгийн зөв зохицуулалтыг хангаж, харин үнэ төлбөргүй, зохих ёсоор нь үнэхээр ямар ч хүлээн авагчдын чиглэлийг баримтжуулах боломж олгодог, харин онцгой тохиолдолд замын хөдөлгөөний дүрэм журам системийн баримт бичигт урьдчилан суулгасан үйл ажиллагаа бага зэрэг завсарлага (жишээ нь, та хянуулахаар төслийг баримт бичгийг илгээх хэрэгтэй бол байж болно зарим нэг гадны шинжээчид).

хандалтын хяналтын

баримт бичиг удирдлагын хувьд компанийн ажилчдын өөр өөр гүрний дунд яаж ялгах хэд хэдэн тохируулгууд байдаг. Тиймээс дэвшилтэт ажлын урсгалыг мэдээлэл ямар ч файл засварлах, эсвэл тэр ч байтугай зөвхөн харах боломж олгодог, эсвэл тэмдэглэгээ чадварыг хязгаарлах гаруй хүн бүрэн хяналтандаа өгөх боломжийг олгодог. Энэ нь маш их ялгаатай өгөгдөл ажлыг хялбарчилж, энэ нь чухал юм - энэ нь маш их аюул багатай болдог.

интеграцийн

санхүү, аж үйлдвэр, дүн шинжилгээ хийх гэх мэт - өгөгдлийн хамгийн бүрэн бүтэн байдлыг нь тухайн компани зурсан байна хангахын тулд аж ахуйн нэгжийн цахим баримт бичиг удирдлагын бусадтай суулгасан системийн нэгтгэх талаар заасан Ийм нэгтгэх замаар ихэвчлэн хангалттай хийсэн ашиглах олон хооронд хамтран нэг төрлийн орчин үеийн урсгал дасгалын систем онцлог програм хангамж төрөл.

бүх системийн баримт бичиг, логикийн хувьд тухайн гэж нэрлэдэг энэ мэдээлэл, холбоотой юм. Энэ нь цаасан агуулгыг эсвэл и-мэйл, факс, төлбөрийн баримт бичиг, үйл ажиллагаа, видео болон аудио бичлэг бүртгэл болон бусад мэдээллийг ч маш их агуулж болно. баримт бичгийн агуулга сонголт, менежментийн хэрэгцээ шаардлагаас хамааран гараар эсвэл бүрэн үйл ажиллагааг автоматжуулж нэмж болно.

Жишээ нь, үүсэх болон төсөвт оруулсан цаашдын өөрчлөлтийн үйл явцад ажлын урсгалд нь автоматжуулалтын орчин үеийн систем нь бусад контекст мэдээллийн хэд хэдэн ашиглаж болно:

• зэрэг нь мөн гадаад эх үүсвэрээс авсан байсан тэдгээр нь зөвхөн өөрийн боловч зах зээлийн судалгааны бүх төрлийн;
• нэгжтэй (худалдан авагч, худалдагч) нь төрөл бүрийн гэрээ;
• Тусгай хууль эрх зүй, лавлагаа баримт бичиг;
• нэмэлт баримт бичиг, өөрөө ямар нэгэн хязгаарлалт, эсвэл таамаглал тусгадаг (жишээ болгон, инфляци, валютын ханш болон бусад мэдээллийг үнэ);
• уулзалт, тэмдэглэл аль ч хувилбарыг хэлэлцэх зохион төсвийн бөгөөд үйл явц (ихэвчлэн ийм бичиг баримт нь бүх ажилчдын дунд и-мэйлээр нь төсвийн мэдээллийн файлуудыг тусад нь явуулж, хадгалагдаж байгаа) ажилчид санал чинь бүх л төрлийн болон оролцогчдын ажиглалт зэрэг орно.

ямар ч үед, төсөв хамтран ажиллаж байна А хэрэглэгч, хэрэв шаардлагатай бол, дээр дурдсан баримт бичгийн аль ч үзэж болно, орчин үеийн урсгал дасгалын технологи нь түүнийг ямар ч урт хайлтад ч үүнийг хийх боломжтой юм.

Ямар систем нь бидэнтэй хамт хэрэглэж байна вэ?

ОХУ-ын компаниуд олж болно хамгийн алдартай програм хангамжийн шийдэл нь нэг нь Microsoft Exchange Server нь Microsoft Outlook-хэрэгслүүдийн хослол гэж нэрлэж болно. Эхний програм нь зарчмын хувьд бараг бүх компьютер, Exchange Server ихэвчлэн бүрэн эрхт и-мэйл сервер болгон ашиглахаар авч байгаа бол тогтоосон. аль хэдийн хэдэн жилийн өмнө зохион байгуулсан цахим баримт бичгийн танилцуулга байсан компаниуд ийм хөтөлбөр нь зөвхөн и-мэйл тавцан, энэхүү програм тэр ч байтугай бараг бүх байгууллагуудын хувьд маш ажиллагааны автоматжуулалтын ажлын урсгалд болгон ашиглаж болох зарим төвлөрсөн тохиргоо дараа ашиглаж байгаа хэдий ч .

Одоогийн байдлаар ОХУ-ын зах зээл дээр ямар нэг баримт бичиг удирдлагын автоматжуулалт, болон ижил төстэй програм нь зөвхөн Баруун санал арга төдийгүй дотоодын хөгжүүлэгчдийн, янз бүрийн системд хэдэн арван дүүрэн байдаг. Microsoft хүртэл дээрх хөтөлбөрүүдээс гадна, ийм агуулга удирдах сервер эсвэл SharePoint портал сервер болгон тэр ч байтугай хэрэгслүүдийг санал болгож байна.

Хамгийн байгаа бүх системүүдийн дунд хүчтэй Documentum гэж үзэж байна, гэхдээ ихэвчлэн том компаниуд энэ автоматжуулалтын үйл явцыг ашигладаг. автомат програм хангамжийн Lotus Notes багцын зардлаар зарим компаниудын ажлын урсгалыг ч олон "програм нь дизайнер" нь нэг төрлийн гэж нэрлэж, түүний бүрэн системийн үндсэн дээр тохируулах гэх мэт маш хэцүү байдаг.

ОХУ-ын болон барууны системийн хооронд ямар ялгаа байдаг вэ?

Бид гадаад, дотоодын аж ахуйн хоорондын гол ялгаа тухай ярих бол, тэд чадавхийг өргөжүүлэх боломжтой. Жишээ нь, Баруун хөгжүүлэгчдийн системийн бараг бүх үйлдлийн систем ажиллаж чадах уу, энэ нь ихэвчлэн дотоодын тэдний аль нэг нь л боловсруулж, мэдээж энэ нь ихэвчлэн Windows байна гэж байсан юм. Баруун систем ямар ч DBMS ашиглахаар тохируулсан байна. Ийм ОХУ-ын систем нь хязгаарлагдмал ноцтойгоор хөндлөн тавцан, нэгдсэн шийдэл барих боломжийг саад болно.

ажиллагааны хувьд гол ялгаа нь Баруун dokumentoproizvodstva автоматжуулалт болон ажлын урсгалд харин нэг брэндийн дагуу олгосон болох хэд хэдэн хөтөлбөр, зорилго нь төрөл бүрийн зорилтыг хэрэгжүүлнэ гэдэгт оршино. Жишээ нь, Documentum зураг төсөл, инженерийн баримт бичиг менежментийг дэмжих гэх мэт, бие даасан бүтээгдэхүүн, ERP системд бүрэн автоматжуулалт болон нэгтгэх ашиглаж байгаа нь хэд хэдэн санал болгож байна ОХУ-д боловсруулсан програм хангамжийн зонхилох олонх нь тухайн асуудлыг шийдвэрлэх зорилготой.

Мөн тэмдэглэх нь зүйтэй үндсэн ялгаа нь ажлын урсгалыг автоматжуулалтын систем гэж юу аль аль талын арга оршдог юм. Баруун систем зөвхөн зарим чиг үүргийг автомат, харин дотоодын хөтөлбөрүүдийн дийлэнх нь бүрэн автоматжуулалт хангах, мөрөөр дэмжлэг байгууллагын хүрээнд бизнесийн үйл явц нь янз бүрийн замаар зорилготой.

ойролцоогоор баруун системийн зардал $ 400 аас $ 1,000 нь хэвийн электрон баримт бичгийг баталгаажуулах шаардлагатай хэрэгжилт, техник хангамж, програм хангамжийн зардлыг тоолох биш, ажил бүрийн хувьд хэлбэлзэж байна. Ихэнх тохиолдолд өөрийгөө танилцуулах лицензийн тал орчим хувь нь ердийн зардлыг урсгал дасгалын хэрэгжүүлж янз бүрийн урамшуулал автоматжуулалтын хөтөлбөрийн ихэнх, зардал, харин дээш магнитудын нь тулд зарим тохиолдолд үнэ. хамгийн хэцүү нэг зэрэг төслүүдийг хэрэгжүүлэхэд ямагт санхүүгийн бичиг баримтыг автоматжуулалтын төсөл юм лицензийг зардлаас 2-3 дахин их үнэтэй.

Дотоодын программ хангамжийн нэг суудалд ногдох $ 200-600 зарагдаж, мөн харгалзан нэмэлт хөтөлбөр, янз бүрийн тоног төхөөрөмжийн зардлыг авсан гэж гадна. Эцэст нь хэлэхэд, харьцуулсан үнэ цэнийн тооцоо нь баруун системд их ижил аргаар явуулж байна.

онцлог

автоматжуулалт нь тэргүүлэх чиглэл болгон тохиолдолд дийлэнх олонхийн жишээ баримт бичгийн уялдаа холбоотой үйл явц, эхний бэлтгэх, төсөв цаашид хэрэгжүүлэх үйл явц юм. Гэсэн хэдий ч олон баг нь одоо албан тасалгааны автоматжуулалт болон урсгал дасгалын, гарч ирж байгаа баримт бичгийн бүртгэлийн журмын ашиглан Өөрөөр хэлбэл байна.

цахим системийн танилцуулга тул энэ төслийн онцлог шинж дээр амьдрах шаардлагатай, бусад автоматжуулсан системийг нэвтрүүлэх үндсээрээ ялгаатай биш юм.

аж ахуйн нэгжийн ангиллын хадгалах бий болгох

ямар ч тохиолдолд Танилцуулга баримт бичиг автоматжуулалт, бүх баримт бичгийг хадгалах нь тодорхой аж ахуйн нэгжийн архив заажээ. хадгалах логик бүтэц, хөгжил, аюулгүй байдлын бодлого, цаашид хэрэгжүүлэх, түүнчлэн баримт бичиг хадгалах шатлал хамгийн үнэн зөв байх шаардлагатай бөгөөд төслийн эхний үе шатанд хийж байх юм.

дээр маш эрт үе шат нь нэг аж ахуйн нэгжийн архив руу одоогийн хадгалах байршил бүх бичиг баримтыг шилжих хийж болно Энэ нь, хадгалах үйл ажиллагаа дизайн эхэнд байрлуулах болно санаж байх хэрэгтэй. Үүний үр дүнд хэрэглэгчид өөрсдийгөө тогтолцооны гол чиг үүрэг нь ч нэгэн зэрэг эзэмшсэн, түүний хэрэглээний танилцах чадна. систем нь ийм бичиг баримт, шинэ баримт бичиг гадаад төрх, гэх мэт өөрчлөлт дохио гэх мэт үйлчилгээний чиг ашиглах замаар байж болно хэрэгжүүлэх ажилтнуудын дасан зохицох хурдасгах

Тиймээс ажлын урсгалыг хөгжүүлэх, түүний үйл ажиллагааг сайжруулах зорилготой ямар ч орчин үеийн компанид шаардлагатай.