Албан байгууллагын ажлын үндэс суурь

Албан газрын ажлуудын үндэс нь аливаа төрлийн хуулийн этгээдийн зохион байгуулалтанд ашиглагддаг. Энэ нь захиргааны аппаратын бүх ажилчид оролцож байгаа нь илүү төвөгтэй үйл явц юм. Эцсийн дүндээ нэг хэлтэс нь бөглөх баримт бичиг бөглөх, нөгөө нь эдгээр баримт бичгийг цаг тухайд нь цаг тухайд нь хийх үүрэгтэй бөгөөд гуравдагч хэлтсийн хувьд энэ мэдээлэл нь байнгын ажлын харааны хөтөч юм.

Баримт бичлэгийн үндэслэл нь хууль зүйн үндэслэлтэй бөгөөд ийм үндэслэл нь үндсэн дүрэм, зөвлөмж, удирдамжийг тодорхой тусгасан албан хэрэг хөтлөлтийн удирдлагын тогтолцоог нэгтгэж чаддаг. Архивт хүргэх мөчөөс эхлэн баримтыг дамжин өнгөрөх бүх замыг хянаж байдаг. Магадгүй ажиллах хүн бүр тухайн төсөөллийн улсын стандарт гэж ийм ойлголтыг мэддэг байж болох юм. Эдгээр стандартууд нь системийн гол заалтуудын үндсэн жишээ юм.

Мэдээжийн хэрэг, нэгдсэн тогтолцоог бий болгохоосоо өмнө мэргэжилтнүүд үнэт цаастай ажиллах хамгийн чухал зарчмуудыг судлахдаа нарийн нягт нямбай ажиллах шаардлагатай байсан. Бүртгэлийн үндэслэлийг удаан хугацааны турш бүртгэх, бүртгэх үе шатыг салгах, судлах, хуваарилах, хэрэглэх, архивт хүргэх зэрэгт үндэслэсэн. Хүлээн авсан мэдээллийн боловсруулалтын үр дүнд аливаа байгууллагын болон хууль эрх зүйн хэлбэрийн үйлдвэрлэлийн үйл ажиллагаатай холбоотой ерөнхий чиг хандлагыг тодорхойлох боломжтой байв.

Баримт бичгийн менежментийн үндэс нь нэг орон доторхи, тэр ч байтугай олон улсын түвшинд өгөгдлийг харьцуулах боломжийг хангахын тулд ижил төрлийн баримт бичгийг бөглөх системийг нэгтгэх зорилготой юм. Үүнээс гадна стандартчилал, нэгдэл нь хэрэглэгчид мэдээллээ тайлагнах явцыг хурдасгадаг тул цаг хэмнэх боломжтой. Жишээ нь, энэ нь хэвлэгдсэн дэлгэрэнгүй мэдээллийг агуулсан баримт бичиг юм. Эдгээрийг үндэсний хэмжээнд эсвэл олон улсын түвшинд нэг аж ахуйн нэгжид хөгжүүлж, ашиглаж болно. Энэ маягт нь зөвхөн үйлдвэрлэлийн үйл ажиллагааг хөнгөвчлөхөд тохиромжтой ажлын баримт бичиг төдийгүй, компанийн нэр хүнд, түүний хариуцлагын түвшинг тусгасан гэдгийг ойлгох ёстой. Баримт бичгийг том тамга болгон өгөхөөсөө өмнө таяг тус бүрийг бичиж, ерөнхий загварыг зөв бичиж тэмдэглэх хэрэгтэй.

Баримт бичгийн эргэлтийн үндэс нь үйлдвэрлэлийн үйл ажиллагааны явцад тодорхой хэсгийг дамжуулж буй баримт бичгийг бүртгэх хэрэгцээг тэмдэглэдэг. Мэргэжилтний бичиг үсгийн мэдлэг нь бүх баримт бичгийг бүрэн хуваарилах, ажлын баримт бичигт цаг тухайд нь бүртгүүлэх, боловсруулсан бүдүүвчийн талаарх оновчтой бүлэгт хамруулахад оршино.

Одоогийн байдлаар олон тооны семинар зохион байгуулж байгаа бөгөөд энэхүү үйл ажиллагааны гол арга, нууцыг илчилж байна. Ажилтнууд болон өргөдөл гаргагчдад зориулсан нягтлан бодох бүртгэлийн цар хүрээ ихээхэн хэмжээний баримт бичгүүдээс ялгаатай байдаг учраас ажилтнуудын бүртгэлийг удирдах үндсэн зарчим юм. Энэ талаар мэргэжилтнүүд ажил олгогчийн мэргэшлийн түвшний өсөлт, баталгаажуулалтын арга хэмжээ, бусад зүйлсийн тоог гаргахад санхүүгийн жилийн ойрын орон тоог урьдчилан тооцоолох томоохон хэмжээний ажлыг хийж гүйцэтгэнэ. Үүнээс гадна аж ахуйн нэгжийн ажилтантай холбоотой бүхий л шинжилгээний ажил нь боловсон хүчний мэдээллийн менежментийн элемент мөн юм.

Ажилтнуудын нягтлан бодох бүртгэлийн албаны ажилтнууд жил бүр ажиллагсдын хувийн хэргийг албадан бүрдүүлж, аль хэдийн байгаа материалыг баяжуулж цэвэршүүлэх. Үүний зэрэгцээ баримт бичгүүдийг одоогийн эрх зүйн хэм хэмжээг дагаж мөрдөхөд хяналт тавих шаардлагатай байна. Мэргэжилтнүүд архивыг хуучирсан баримтжуулалтыг цаг тухайд нь архивт хүргэх шаардлагатай бөгөөд үүнд наад зах нь таван жилийн хугацаанд тодорхой хугацаагаар хадгална. Энэ хэлтсийн хамгийн чухал үүрэг бол хөдөлмөр эрхлэлтэнд зориулсан төрөлжсөн асуулгын хуудсыг бэлтгэх , түүнчлэн ярилцлагад тусалж байсан асуултуудын жагсаалтыг бэлтгэх явдал юм.