Байгууллагын хадгалах гэрээ: зохицуулалтын орчин, цаг хугацаа

зарим тодорхой асуудлуудыг холбоотой хадгалах гэрээ. Тухайлбал, зарим тохиолдолд маш хүнд ямар төрлийн, ялангуяа хэрэгсэл холбоотой, ямар нөхцөл, хэрхэн гэх мэт устгахын тулд, ямар хүрээнд, түүнийг хадгалах нь тодорхойлох. Эдгээр хүчин зүйлүүд нь бүгд маш тухай хуулиар зохицуулагддаг боловч, учир нь нэг, өөр өөр нөхцөл байдалд нэг гэрээ өөр өөр хадгалалтын хугацааг шаардаж болно гэдгийг ихэвчлэн асуудал бүрхэг бүх төрлийн байж болох юм. Энэ нь төвөгтэй байж болох хэдий ч, энэ нь бүх шаардлагатай ойлгох. Энэ нь архивт хадгалах гэрээ гэж газар бус хууль тогтоох шаардлага гарсан тохиолдолд, албан хэрэг хөтлөлтийн менежментийн зөвхөн боломжтой шийтгэл буюу ялын хувьд үр дүнгүй, бас аюултай байж болох юм гэдгийг ойлгох хэрэгтэй.

Яагаад байлгах?

гэрээний бүх цаг үед ч бас дараа нь зөвхөн өөрсдийн үйл ажиллагааны үед бэлэн байх болно, гэхдээ. Та зарим нэг мэдээлэл, тэдгээр баримт бичигт тусгалаа олсон байдаг гэх менежмент шаардах, зарим нэгэн мэдээлэл хэрэгтэй байж болох юм. Олон маргаан ихэвчлэн муу итгэлийн нэг эсвэл нөгөө тал үүргээ биелүүлэх тохиромжтой гэж үнэндээ бүрдэнэ гэрээнд шүүхийн гарч албан ёсоор шүүхэд болгон ашиглан авч болно. Та бас тодорхой хугацаанд, улсын хяналтын байгууллага хэрэгжүүлнэ аудит явуулах боломжийг авч үзэх хэрэгтэй. Тэд мөн тодорхой хугацаанд бичиг баримт шаардах болно, мөн байгууллагын хадгалах гэрээ, тэдний сүйрлийн хугацааны болон бусад ижил төстэй үйл ажиллагаа буруу хийж байгаа бол маш хүнд торгууль ногдуулах болно. Мэдээж, хамгийн эхний зүйл манлайлал буруутгаж болох юм, гэхдээ нөхцөл байдал тогтворжсон дараа, ерөнхий заавал буруутгах хэн тэр цэнхэр гарч асуудал байсан санаж байна. Энэ нь гэрээ юм, бусад баримт бичгийг чанд заасан цаг байлгана. Олон компаниуд ерөнхийдөө архивыг байнга өргөтгөх боломжтой асуудалтай зайлсхийхийн тулд алдаа гаргах нь илүү, дараа нь үр дагаврыг тармуур тулд устгахын тулд бүх зүйл илүүд үздэг, мөн.

тухай хууль тогтоомж

-д хадгалах гэрээ байгууллагын хууль Та харгалзан зөв энэ буюу уг баримт бичгийг тооцоолох боломжгүй үргэлж биш юм гэдгийг авч чадахгүй бол энэ нь маш тодорхой тайлбарлах болно. Ер нь, тусдаа хуулийн шууд гэрээ биш, тэд стандарт архивын баримт бичиг (эсвэл архивын баримт бичгийг удирдлага), байгууллага, засгийн газрын агентлагууд, орон нутгийн засаг захиргаа гэх мэт үйл ажиллагаанд явцад үүсдэг ерөнхий жагсаалтад заасан байна. Аль аль нь сонголт удирдлага болон ердийн баримт бичиг, ОХУ-ын Соёл, масс Харилцаа холбооны яамнаас баталсан нь аль аль нь жагсаасан байна. захиргааны баримт бичигт холбогдох зүйл, жилийн 25.08.2010-аас тоо 558 байдаг бөгөөд хоёр дахь төрөл - 1182 № 31.07.2007 жил байна. Эдгээр баримт бичгийг судалж өндөр зөвлөж байна, гэхдээ энэ нь яг тэр баримт бичиг нь тухайн байгууллагад ашиглагдаж байгаа, хариуцлагын тодорхой бүсэд холбоотой өөрсдөө сурах үйл ажиллагааг тусгаарлаж хамгийн сайн арга юм. хэт их мэдээлэл жагсаалт бүгдийг санаж, харин та ямар хамаатай хэр их хадгалагдаж байгаа, магадгүй, хадгалах гэрээ маш энгийн, хялбар байх болно ямар бичиг баримт тодорхойлох бол. Ихэнх тохиолдолд, ашиглагдсан бүх цаасан дээр тийм ч хэцүү биш юм нарийвчлан судлах, 3-4 пунктээр хамрагдсан.

өөр өөр төрлийн

Энэ нь тэдний хамгаалахад хуваах гэрээний үндсэн хоёр системийг ашигладаг. Тэгэхээр наад зах нь нийтлэг систем нь холбох явдал юм тавиур амьдрал. богино хугацааны, урт хугацааны, байнгын хадгалах хуваарилах. Эхний тохиргоо хүртэл 10 жилийн хугацаанд гэрээ багтана. Хоёр дахь - 10 жил илүү. Байнгын ихэвчлэн устгах үед баримт бичиг огт байж болохгүй л ашиглаж байна. Энэ систем нь маш тохиромжтой биш юм. архив, нэр томъёог энэ аргаар тодорхойлсон байдаг нь хадгалалтын гэрээ, ихэвчлэн төөрөгдөл хүргэдэг бөгөөд үнэн хэрэгтээ илүү алдаа бүртгэл хөтлөх үйл явцыг тавьж тусалдаг. нийтлэг систем гэрээний төрлийн холбох байдаг учраас. Хувийн мэдээллийг vзэх, гэр ахуйн болон хөдөлмөрийн: Ихэнх аж ахуйн нэгж тэд гурван үндсэн сорт ирэх. Ихэнх хэсэг нь эхний болон хоёр дахь ижил төстэй байдаг бөгөөд тэдгээр нь ихэвчлэн зөвхөн таван жил хадгалагдаж байна. Энэ хувийн тохиргоонд дор бүх гэрээ, байгууллагын үйл ажиллагааны үндсэн чиглэлээр шууд холбоотой бүх баримт бичгийг хэлнэ гэж ойлгож байна. Гуравдугаарт, хөдөлмөр эрхлэлтийн гэрээний төрөл, олон тохиолдолд, мөн зөвхөн 5 настай хадгалагдаж байгаа боловч зарим тохиолдолд энэ хугацаа ихээхэн нэмэгдүүлж болно. Жишээ нь, ямар ч бүртгэл байхгүй бол ийм гэрээ их 75 жилийн хугацаанд маш тохиромжтой биш юм хадгалж байх хэрэгтэй болно. Үнэндээ та ялангуяа асуудал орж байгаа бол, энэ нь дур зоргоороо байх 5 жилийн тавиур амьдралыг хязгаарлах асуудлын тухай мартаж болно. Гэхдээ ийм байдалд магадлалтай ижил форматаар хадгалах гэрээ нь заавал байх ёстой бөгөөд энэ үеэр хугацааг нэмэгдүүлэх боломжтой хүчин зүйлсийн зарим нь санаж, тэр та итгэлтэй торгууль буюу бусад асуудалтай, ямар ч эрүүл ухаантай хүн зайлсхийхийн тулд оролдох хийх боломжтой үед юм байна.

архивт шилжүүлэх

архивт орд гэрээ, аль хэдийн дууссан хувьд, шилжүүлэх журам компаниас хамааран өөр өөр байж болно. Зарим тохиолдолд, ажилтнууд зүгээр л бие биедээ баримт бичгийг холбох, харанхуй буланд нь архив тооцогддог байрлуулна. Гэвч бүх үйл явц нь тодорхой стандарт баримт бичигт тодорхойлсон болно өөр нэг компани, файл хариуцсан хувь хүн, эсвэл гаргасан, бүр тусгай нэршил дүрмийг танилцуулах болно нэвтрэн гэх мэт. Аль аль нь сонголт нь олон хүчин зүйлээс хамаарч, тав тухтай байж болно. Жишээ нь эхний сонголт нь даруухан эргэлт нь тохиромжтой жижиг компани юм. Тэнд та үргэлж амархан адил харанхуй буланд байгаа бүх олж болно гэж биш, маш олон баримт бичиг байх болно. Харин хоёр дахь байдал корпорациуд, ажилчдын асар их тооны бүртгэхийн тулд тохиромжтой ноцтой байна, зүгээр л ямар нэг байдлаар баримт бичигт живэх биш үү байх ёстой. Ерөнхий дүрэм, өмчийн аль ч хэлбэрийн байгууллагад өөр өөр хадгалалтын гэрээ байна, архив руу дамжуулах цаг нь болжээ. Дүрмээр бол, ажилчдын үл хамааран тэдгээр нь яг үнэндээ цаг үе шат гарч гүйж байх үед нь, тодорхой хугацаагаар хүртэл баримт бичгийг илгээх шаардлагатай. Тэгээд ихэвчлэн шиг архивын жилийн эхэнд гардаг. Энэ оны хоёрдугаар сард дууссан гэрээг хэвээр хадгалах үүнийг тавьж ирэх жил хүртэл хүлээх хэрэгтэй болно ч гэсэн юм.

устгах

Дээр дурьдсанчлан, зүгээр л та гэрээ устгаж чадахгүй байгаа юм. Эхлээд та үнэхээр зөв үе нь байсан эсэхийг шалгах хэрэгтэй. Зөвхөн тэр үед л бид энэ баримт бичгийг устгах болно. Гэвч эдгээр арга хэмжээ нь ихэвчлэн ажилчдын дийлэнх нь яагаад хориг арга удирдлага нь зөвхөн тэдгээрийг хийх илүүд үздэг юм түүний үр дагавар нь аюултай байж болно. Энэ нь иймэрхүү харагдах болно: ажилтан аль хэдийн гарч хугацаа буюу төгсгөл ирж байгаа бүх бичиг баримт нь дээж цуглуулсан. үйлдвэрт хадгалах гэрээ, энэ тэр болохоор энэ дээж авах журам удаан байсан биш үү зүйтэй барьж байх ёстой юм. Дараа нь авсан жагсаалтад хийсэн удирдлагын тайланг үндэслэн, баримт бичиг, гарын үсэг зурсан байна гаргасан, зөвхөн дараа нь энэ бүх хийсэн үед, шууд гэрээ, тэдгээртэй адилтгах бусад үнэт цаасны устгах үйл явцыг эхэлдэг. тогтмол архивт хадгалах гэрээ - хамгийн тохиромжтой шийдэл, зарим компаниуд ч дахин боловсруулах ба ингэснээр тэднийг өгч, энэ нь бага зэрэг хийж удирдах, ялангуяа оноос хойш.

ЖИШЭЭ бичлэг, хадгалах систем

илүү сайн нь харьцангуй энгийн жишээ урсгал дасгалын байгууллага баримт бичгийг хадгалах хүргэж болох бүхий л онцлог, үйл ажиллагааны гол санааг ойлгох хэрэгтэй. Тэгэхээр, ажилтан, ихэвчлэн нягтлан бодох бүртгэлийн ажилтнууд, гэрээгээр ажиллагсад, эсвэл ямар нэгэн бусад ижил төстэй үнэт цаас нь гэрээний хадгалах үүрэгтэй нь хэн нэгэн байгаа юм. Энэ нь тэдний үйлдэл хүртэл оршин суух нь тусдаа хавтсыг байна. Удалгүй гэрээ хаалттай байна гэж, энэ нь өөр өөр хавтсанд шилжиж байна. Энэ нь хадгалах хугацааг зааж, цахим хэлбэрээр эдгээр баримт бичиг нь дарааллаар жагсаасан байгаа нь тусгай бүртгэл байх нь тохиромжтой байх болно. Гэхдээ эхлээд энэ хугацааг тодорхойлсон байх ёстой. Энэ нь тэдний мөн чанарыг илүү сайн ойлгохын тулд, бүх хэлтэс, нэг байдлаар эсвэл өөр гэрээний холбоотой нь хавтас ажиллуулах нь хамгийн сайн арга юм. туршлага нь ийм арга хэмжээ авах шаардлага алга болно. Дараа нь, хэзээ яг тодорхой хугацаанд хадгалах агуулах, тамга баримт бичиг бүрийг төлөөлж ямар тодорхой. Зарим тохиолдолд энэ нь гэрээ, хаалтын хугацааг зааж өгөх хэрэгтэй байх болно, цаас устгагдах болно үед түүний 5 жилийн (эсвэл түүнээс дээш) нь яг нарийн тодорхойлоход priplyusovyvaya. Үнэн хэрэгтээ, тэр ч байтугай сонин журмын байгууллагын эхэнд нь маш хэцүү биш, харин удаан хугацаагаар хэрэглэсний дараа ч гэсэн улам илүү хялбарчилсан байх болно. байгууллага, амьдралын устгах аль хэдийн баталсан юм хадгалалтын гэрээ, стандартчилагдсан байх үед, бүх үйл явц минутын дотор явах болно. Тэгээд дараа нь та тодорхой баримт бичгийг устгаж чадна жил ирсэн. Тэд хавтас хасагдсан байна, давхар шалгах нь эдгээр баримт бичгийн жагсаалт, ахлагчийн гаргаж хамт аль болох алдаа болон. Тэр нь эргээд, дахин нэг удаа бүх эсэхийг жагсаалтад заасан, энэ нь асуудал гарсан тохиолдолд гэм буруутай тэргүүн хэвээр байх болно гэж байгаа эсэхийг шалгах хэрэгтэй. бүх зүйл зөв бол, дарга устгах зөвшөөрөл гарын үсэг зурж, хүн бүр өөрсдийн оюун ухаан гэж хаанаас гарсан гэж байна. Хэн нэгэн зүгээр л нулимс болон шидэж. Бусад нь жижиглэсэн ашиглаж байна. Бусад нь тэгээд дээр шатааж,, хог дээр сууж байна.

Хэзээ хадгалах хугацаа эхэлдэг

Энэ нь түүнтэй алдаа маш их бий болгож байна, учир нь энэ нь маш чухал асуудал юм. Шинэ жил эхлэхэд нь тухайн баримт бичиг нь хүчингүй болсон энэ тохиолдолд Беларусь, эсвэл ОХУ-ын аж ахуйн нэгж дээр хадгалах гэрээ, ижил, болон мөчид эхэлж байна. Жишээ нь, гэрээ, дууссан оны долдугаар сарын 15-д, 2010 оны Энэ нь 5 жилийн хугацаанд хадгалах шаардлагатай байдаг, гэхдээ энэ нь устгаж чадахгүй байгаа долдугаар сарын 15, 2015, болон 2016 оны эхээр. Өөрөөр хэлбэл, тайлан 01.01.2011 дээр явж, өмнөх оны долдугаар сараас биш. Ер нь, алдаа ямар ч боломж багасгахын тулд, хугацаа 1 жил өмнө нь тодорхойлсон нэмж байна. Мөн энэ нь өнгөрч дараа л, устгах үйл явц эхэлнэ.

хадгалах онцлог

Ер нь, энэ нь хэрхэн харж, архивыг нь ажиллах ёстой талаар тодорхой зөвлөмж байдаг. Ер нь өр төлбөр гэрээний хадгалах, гэрээт, хөдөлмөрийн гэрээ болон ижил төстэй эдгээр баримт бичиг нь төлбөр нь агааржуулалт, хуурай газар байх ёстой. Цаашилбал, эдгээр баримт бичиг тавиур (нээлттэй буюу хаалттай) дээр байрлуулсан байна. Тэд "худалдааны нууц" гэж тэмдэглэсэн хатуу тайлангийн маягт, баримт бичигт хамаарах бол энэ нь одоогийн тусгай Сейф байх ёстой. Зарчмын хувьд, хэн ч энэ цэг нь шалгаж энэ нь хамгийн ашигтай аж ахуйн нэгж гэдгийг ажиглах зөвлөмж учир биш юм. доод шугам нь маш энгийн байдаг: та хадгалах систем нь өөрөө төлөө шийтгэх байхгүй бол, энэ нь үнэт цаас, ихэвчлэн шийтгэл шаардлагатай байгаа дутмаг юм. Мөн үер байдаг, эсвэл бичиг баримт бусад ижил төстэй байдлаар устгагдах бөгөөд хэрэв энэ нь яллах нь зөвхөн тухайн компани юм.

Хариуцлага ба жүжигчид

хадгалах гэрээ төгөлдөр бүх анхан шатны болон анхан шатны хариуцлага байгууллагын дарга байх ёстой. Энэ нь хэн асуудлуудын өмнө төр хариуцаж, боломжит бүх асуудал болж зовж шаналах болно, тэр байсан юм. Цаашилбал, араас нь даган энэ нь ихэвчлэн ерөнхий нягтлан бодогч, хуульч болон бичиг баримтыг хадгалах үүрэгтэй ажилтан юм. Гэхдээ ихэвчлэн ийм хүмүүс аль хэдийн шийтгэгдэх ёстой нь тэдний үйлдсэн алдаа хэмжээгээр тэргүүлж. Үнэн хэрэгтээ, гэрээ мониторингийн системийн хувьд харьцангуй бага байгууллагуудын ихэнх нь нягтлан бодох бүртгэлийн хэлтсийн хамт оршдог. Мөн энэ газар нь ерөнхий нягтлан бодогч эсвэл өөрийн хариуцсан ерөнхий санал болгон, тодорхой хүн томилох, эсвэл. Зарим тохиолдолд, хүн ажлын нэмэлт эзлэхүүний хувьд нөхөж байх ёстой, гэхдээ илүү их, хамгийн сүүлийн цэг нь ердөө л хөрөнгө болон бусад ижил төстэй хүчин зүйлс дутагдаж онцлон тэмдэглэсэн тоохгүй цалин нь бага зэрэг нэмэгдэх, хүлээн авна. илүү ховор тохиолдолд, ерөнхий баримт бичгийг хадгалж хариуцах, ялангуяа гэрээнд, хуульч ажилладаг. Гэтэл энэ нь тийм биш энэ хүн зөвхөн гэрээний үүрэгтэй байж болно, учир нь тэр ашигласан баримт бичиг үлдсэн нь зөвхөн өнгөцхөн мэдэх нь маш тохиромжтой байдаг. энэ асуудлыг эрхэлж байгаа нэг хүн байгаа үед илүү тохиромжтой. Энэ нь хамгийн зөв байх болно, энэ мэт жижиг сажиг муухай алдаанууд бусад ажилтан хийж болно үйлдэж байна.

үр дүн

байгууллагын хадгалах гэрээ хуулийн бүх заалтыг бүрэн нийцэж үндсэн дээр явуулж байна. Энэ нь урьдчилсан нөхцөл, аж ахуйн нэгж бүх асуудал дээр авах боломжтой юм. Энэ тохиолдолд, жижиг нарийн ширийн, дотоод журам, бүртгэлийн болон холбогдох баримт бичгийг компани нь компани нь өөр байж болно. гол хариуцагч хүн босс гэж үзэж байна, гэхдээ тэр энэ мөчийг өөр хүн итгэмжилж болно. Энэ нь удирдлагын ажлыг хөнгөвчлөх болно, гэхдээ аль болох алдаа хариуцлагын гүнээс устгаж чадахгүй. Энэ нь архивын баримт бичиг хамтран ажиллах итгэмжлэгдсэн байна ажилтан зэрэг хариуцлагатай байх ёстой бөгөөд тодорхой үүргээ бодит мөнгөний хариуд, харин амаар талархлын илүү ойлгож, энэ нь ихэвчлэн төлөх нэмэлт хөрөнгөөр түүний нөхөн төлбөр ямар ачааллыг нэмэгдүүлэх нь болдог байна.