Удирдлагын захидал (үлгэр)

удирдлагын захидал - Баримт бичиг нь бизнесийн харилцааны салшгүй нэг хэсэг юм. Ихэнх тохиолдолд энэ нь шуудангаар дамжих онцгой байдлаар мэдээлэл солилцох юм байна.

үндсэн ойлголтууд

Бизнесийн харилцаа, эдийн засаг, үйлдвэрлэлийн янз бүрийн асуудлыг шийдвэрлэх шаардлагатай байна. өөрийн туслах аж ахуйн нэгж, байгууллага нь гадаад орчинтой харилцах нь: түншүүд, харилцагчид болон засгийн газрын агентлагууд. Ер нь энэхүү менежментийн захидал зориулж зөвхөн ашиглагддаг.

Энэ нь ерөнхийдөө бичсэн баримт бичиг байх болно гэж нэрлэдэг байна:

• Өмнө нь хүлээн авсан мессеж, эсвэл хүсэлтэд хариу;
• дагалдах цаас бусад багаж хэрэгсэл, эсвэл материалын хамт илгээсэн удирдлага;
• тохиолдолд харилцаа холбооны бусад арга боломжгүй юм д санаачилга үсэг.

Эдгээр сонголтуудын бүр өөрийн шинж чанартай байдаг. Гэсэн хэдий ч, аль нь ихэвчлэн ямар нэгэн албан бичиг хийсэн байна холбоотой нийтлэг журам байдаг. Энэ нь ойлгомжтой энэ бол бизнесийн харилцаа юм, учир нь, жишээ нь, ихэвчлэн гүйлгээний олонхийн дүгнэлт эхэлдэг. Сайн үүссэн баримт бичгийг хүлээн авсан хостуудын ирээдүйн боломжит түнш нь таатай сэтгэгдэл үүсгэж болно.

бизнесийн захиа төрөл

албан бичиг агуулсан мэдээлэл хамаарч энэ нь байж болно:

1. Хамарсан. Түүнд програмуудын цуглуулга байдаг гэдгийг Зурвас агуулсан тохиолдолд.
2. Нэхэмжлэл. Өөрөөр хэлбэл, энэ нь тодорхой нөхцөл байдал (шаардлага) нь сэтгэл ханамжгүй илэрхийлж байна.
3. Удирдамж. тодорхой заалт бичвэрт өгсөн байна.
4. Баталгаат хугацаа. илгээгч баримт бичигт заасан ирээдүйн үүргийн биелэлтийг баталж байна.
5. Мэдээлэл. захиа хүлээн авагч нь сонирхолтой байж болох юм мэдээллийг агуулдаг.
6. Зар сурталчилгаа. Мэдээллийн хамтын ажиллагааг татах өгсөн байна.
7. мэдэгдлийг захидал. Олон нийтийн үйл явдлын талаар мэдээлэл авах.
8. баталгаа захидал. Энэ нь тэдгээр болон бусад баримт бичиг, материал авах баримтыг тэмдэглэж байна.
9. хүсэлтийн захидал. текст арга хэмжээ авсан нь хүлээн авагчийн урамшуулах давж заалдах агуулдаг.
10. мэдээний захидал. Энэ нь талуудад харилцан сонирхсон илгээгч тодорхой мэдээллээр хангана.

Эдгээр баримт бичгийн зорилго нь байгууллага, хэлтэс хоорондын харилцааны байна.

шаардлага захидал эмхтгэл

нам, ямар ч шалтгаанаар нэг, үүргээ биелүүлээгүй биш юм үед хамтын ажиллагааны асуудлаар заримдаа тэнд нөхцөл байдал юм. Энэ тохиолдолд, эхний түнш өөрийн биеэр захидал илгээдэг. Хэрэв тэрээр ихэвчлэн түүний хууль ёсны эрхийн зөрчил, дутагдлыг арилгах талаар түүний саналыг танилцуулна. Энэ нь албан ёсны үсэг юм. Ийм баримт бичиг нь дээж, та дур мэдэн үүсгэж болно. Энэ тохиолдолд дараах зүйлсийг авч үзэх хэрэгтэй:

1. бичих хэв маяг түншлэлийн суулгах нь албан ёсны ажил байх ёстой.
2. Нэхэмжлэлийн мөн чанар нь маш тодорхой илэрхийлсэн байх юм.
3. итгэл үнэмшилтэйгээр тодорхой баримт үйл ажиллагаа явуулах шаардлагатай мэдээллийг танилцуулах үеэр.

гомдол захидалдаа агуулсан байх ёстой:

• Илгээгчийн мэдээлэл (нэр, буцах хаяг, утасны дугаар);
• очих тухай бүрэн мэдээлэл;
• ямар зөрчил байдал тэнд байсан нөхцөл байдал тодорхойлолт;
• эрх зүйн хэм хэмжээ, энэ нь эргээд оролцогч түнш хугалсан нь ишлэл;
• тодорхой шаардлага тэдгээрийг хэрэгжүүлэх цаг хугацааг харуулж, зөрчлийг арилгах;
• эсрэг тал нь тэдний гүйцэтгэх салж тохиолдож болох үр дагавар.

Ялангуяа ямар үйлчилгээ захиа хүртэл хийсэн байна төлсөн байх ёстой. Ингэснээр гэмт аюул гэж хүлээж авдаггүй юм бэ дээж боловсруулж байх ёстой. Энэ нь энэ хуульд заасны зүгээр л нэг сануулах шаардлагатай нийцэж байгаа гэдгийг санаж байх хэрэгтэй.

дизайн журам

Ялангуяа удирдлагын захидал дизайн төлсөн байх ёстой. Гэсэн хэдий ч, хууль нь ямар ч хатуу дүрэм, журамд тухайн хангах биш юм.

Гэсэн хэдий ч дараах оноо зэрэг бичиг баримтыг бэлтгэхэд заавал авч үзэх хэрэгтэй:

1. Аль ч албан ёсны захидал хэлбэрээр бичигдсэн байх ёстой. Энэ нь албан урьдчилан мэргэжилтнүүд боловсруулж, захирлын тушаалаар баталсан байна.

2. баримт бичиг тодорхой мэдээллийг агуулсан байх ёстой:

2.1. хүлээн авагч болон илгээгч-ий тухай мэдээлэл.

2.2. Лавлагаа тоо, энэ захидал огноо. Энэ бүртгүүлэх шаардлагатай байдаг.

2.3. бичиг баримт түүнд хариу бол үсэг, хүсэлтийн талаар ижил төстэй мэдээллийг линк нь.

2.4. Нэр.

2.5. Тэдний нэр, утасны дугаар ямар нэгэн програм байлцуулан-ий тухай мэдээлэл.

2.6. баримт бичиг (албан тушаал, нэр) гарын үсэг зурах этгээдийн тухай мэдээлэл.

3. захидалдаа зөвхөн нэг нь тухайн уншиж болно. олон зураачийн сонголт төвөгтэй байх.

4. мэдээлэл маш товч тусгагдсан байх ёстой, гэхдээ энэ нь тодорхой юм. Энэ нь текст ямар ч илүү хоёр хуудсанд илүү авдаг нь зүйтэй юм.

5. эрх хүлээн авагчийн дэлгэрэнгүй зааж өгөх. Бид байгууллагын тухай ярьж байгаа бол, та дараах дарааллаар баримтлах ёстой:

5.1. компани (номинатив тохиолдолд) нэр.

5.2. бүтцийн нэгж (шаардлагатай бол).

5.3. (Өгөх оршихын тийн ялгал нь) тушаал очих.

5.4. Түүний нэрний эхний үсгийг.

5.5. компанийн шуудангийн хаяг.

6. Олон хүлээн авагч бол, та эхлээд өөр гол, дараа нь хүн бүрт зааж өгөх ёстой.

данс эдгээр бүх хүчин зүйлсийг харгалзан, удирдлагын захидал зураг төсөл, зарчмын хувьд хэцүү байх болно.

танилцуулга дараалал

баримт бичиг байна тулд зөв эмхэтгэгдэж байна, Та энэ мэдээллийг танилцуулах тодорхой дэг журмыг анхааралдаа авах ёстой. Жишээ нь, бид хариу албан бичиг хэрхэн бичигдэх сонголтыг бодолцож болох юм. Эхлээд бид ёс зүйн дүрмийн дагуу, энэ нь түүнийг хүлээн авснаас хойш тав хоногийн дотор мэдээлэлд хариу өгөх шаардлагатай байдаг гэдгийг санах хэрэгтэй. Бид и-мэйл захиасын тухай ярьж байгаа бол, хамгийн оновчтой цаг хугацаа хоёр буюу түүнээс дээш цаг биш юм. Ийм дүрэм, журмыг дагаж мөрдөж үйл явдал боломжгүй бол энэ түнш нь зурвас илгээх нь илүү дээр юм.

үсэг нь өөрөө, ер нь хоёр хэсгээс бүрдэнэ:

1. Танилцуулга. илгээгч түүний бичгээр сэдвийг, шалтгаан, суурь өгдөг. Та журам, хуулийн дагуу хариулт өгөх үндэс болдог үзнэ үү болно. Үүнээс гадна, та энэ байдлыг талаарх зарим нэг цэгт анхаарлаа хандуулах хэрэгтэй. Тэд асуултын мөн чанарыг илчлэх туслах болно.
2. Товч. Энэ хэсэг нь тайлбарлаж, итгэл үнэмшилтэй зорилготой юм. текст, товч тодорхой, товч байх, баримтыг тогтоох ёстой - батлагдсан, бодитой. Хэрэв шаардлагатай бол тэдгээр нь бодит тоо баталгаажуулсан болно.

Ийм текст ихэвчлэн програмуудын жагсаалтыг дараа дараа. илгээгчийн гарын үсэг зурсан баримт бичгийг дуусгавар болно. Үүнээс гадна, энэ нь хэрхэн хүлээн авагчийг гомдоохгүй байхын тулд, албан бичиг бичих мэдэх нь чухал юм. Нэгдүгээрт, үүнийг лавлагаа хэллэгээр эхлэх нь зүйтэй юм "Эрхэм хүндэт." Хоёрдугаарт, та нар шиг эсвэл "болгоомжтой таны саналыг харгалзан" текст үгийн participle хэллэгийг ашиглаж болно "сайтар таны санал тест хийх талаар." ёс ийм дагаж мөрдөх нь зөвхөн хоёр талыг ашиг тусаа өгөх болно.

Үйл ажиллагааны журам

албан бичиг боловсруулах бичиг хэргийн ажилтнууд, нарийн бичгийн дарга болон бусад албан хаагчдын эдгээр үүрэг өгсөн байгаа хариуцлага юм. Тэдний үйл ажиллагаа дарааллаар баримтлах ёстой ажлыг хүлээн зөвшөөрсөн байна. Ийм баримт бичгийн үйл явцыг ерөнхийд нь дараах үе шаттайгаар дамждаг:

1. асуудлын нөхцөл байдлыг сайтар шалгах. Та бүрэн түүний боломжит шийдлийг тодорхойлох зорилгоор нөхцөл байдлыг хянаж байх ёстой.
2. төслийг захидал хүртэл зураг. Энэ дансанд заасан дээрх заасан бүх шаардлагыг авах шаардлагатай байна.
3. бэлтгэсэн текст уялдаа. Заримдаа энэ нь санал дарга гэрлийг засах шаардлагатай байна. Тэр сэдвээр тодотгол, тайлбар хийж болно.
4. Түүний ахлагчийн батлах.
5. эцэслэх болон баримт бичгийн гарын үсэг зурах.
6. Бүртгэл захидал.
7. хүлээн авагч руу мэйл илгээх.

Зөвхөн эдгээр бүх үе шатанд явж дараа захиа хүлээн авагч хүрч, өөрийн зорилгоо биелүүлэхийн тулд боломжтой болно.

заавал журам

албан бичиг хийхийн тулд та заавал эхний хуудас нь тусгай маягтын дагуу хэвлэсэн гэдгийг санаж байх ёстой. үлдсэн нь, та А4 тогтмол цэвэрхэн хуудас ашиглаж болно. Энд маш текст талбар өөрийн хязгаар байдаг гэдгийг санаж байх ёстой: 2 см-ийн байгаа дээд, доод, зүүн - 3,5 см, баруун - 1 см. Энэ нь нэг хуудас мэдээллийг зохих стандарт хэмжээг эвдэх зайлшгүй шаардлагатай биш юм. Энэ нь бүх дүрэм журмыг сахин ердөө л нэмэлт хуудсыг нэмэх нь илүү дээр юм.

Текст бичиж мөн журмын дагуу байх ёстой:

1. хэвлэх, стандарт үсгийн маягуудын Times New Roman ашигладаг. Бусад сонголтууд илүү сайн хэрэглэх биш.

2. Font хэмжээ ч бас зохицуулна:

• үндсэн текстийг - 14;
• шугам хуудас болон гүйцэтгэлийн тэмдэг - 12.

Мөн журмын дагуу гүйцэтгэсэн дэлгэрэнгүй 3. байршуулах:

• шугам хоорондын зай - 1;
• текст шугам "өргөн" гаргасан бол;
• шилжүүлэг автоматаар байрлуулсан байх;
• сериал тоо толгой хүртэлх зай 2-р шугам хоорондын зай байдаг бөгөөд түүнээс үндсэн текст - 3.

Эдгээр стандартын дагуу очих харгалзах үсгийг зөв гүйцэтгэх зайлшгүй юм.

Байршил мэдээлэл

стандарт бизнес захидал дээр зурж тулд, та тэдний хаана байрлуулах ёстой түүний дэлгэрэнгүй мэдээлэл болон бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг яг мэдэж байх хэрэгтэй. Эдгээр асуултын хариулт нь ГОСТ R 6.30-2003 агуулдаг. Энэ нь нарийвчлан албан ёсны захидал хэлбэрийг тайлбарлах болно. Үнэн хэрэгтээ бол энэ нь баримт бичгийн бүх нарийн ширийн бухэлд нь тодорхой хэлбэрээр оршдог жишээ юм. Энэ нь хэрэгтэй байна:

1. өөрийгөө бүртгэлийн газар (бизнес) үсэг үйл явцыг нэгтгэх хэрэгтэй.
2. гараар ажил гүйцэтгэх шаардлагатайг бууруулах, төвлөрсөн урагшлах стандарт маягт бэлтгэх чадвартай байх.
3. Хөнгөвчлөх, цаг хугацаа харааны мэдээллийг эрж хайх бууруулна.
4. компьютер болон бусад тоног төхөөрөмжийн тусламжтайгаар захидал боловсруулах боломжийг өргөжүүлнэ.

Тиймээс ердийн бизнес захидал 30 стандарт дэлгэрэнгүй мэдээлэл, арван нэгэн заавал нутагт байрладаг ашигладаг:

• лого, бэлгэ тэмдэг,
• зохиогч;
• анхны мэдээ баримт;
• толгой,
• батлах;
• хэнд хаяглах;
• шийдвэрлэх;
• бичвэр;
• гарын үсэг зурсан, батлах;
• зохицуулалт, баталгаа;
• тэмдэг.

зарим салбарт байрлуулах мэдээлэл мэргэжилтнүүд илүү баримт бичгийг навигац хийх боломжтой, энгийн хэрэглэгчид түүний бэлтгэл ажлын явц дэмжлэг үзүүлдэг.

үндсэн шаардлага

Зарим удирдагчид андуурч бизнесийн харилцаа ямар нэгэн дүрэм, журмыг дараах ямар дур мэдэн хийж болно гэж үзэж байна. Гэхдээ үүн хариуцсан албан ёсны захидал тавигдах үндсэн шаардлагуудыг мэдэж байх ёстой шинжээчид:

1. тусгай (аж ахуйн нэгжийн) хэлбэрээр байгаа эсэх.
2. Зохистой ашиглах, ажилд зуучлах мэдээлэл.
3. текст уншиж, сайн зассан байх ёстой. тайлбарлах асуулт мөн чанар нь энгийн нийтлэг саналыг давуу өгөх нь илүү дээр юм. Энэ нь үг тус бүрийн мэдээллийг дээд тал нь хийсэн товчхон ярих шаардлагатай байна.
4. төрлөөс хамаарч, баримт бичиг дагуу гаргасан байх ёстой. үсэг нь бас хэд хэдэн асуудлуудыг агуулж болно. Энэ тохиолдолд, үзэсгэлэн тэднийг нэгтгэх оролдох хэрэгтэй.
5. бичдэг байхын тулд тогтоосон стандартын зохистой ашиглах.
6. категори илэрхийлэл биш байсан захианы агуулга авч үзээрэй. Хүлээн авагч нь аюул занал мэт үгсийг тайлбарлах болно. санал боловсруулахдаа илүү сайн, ийм "бололтой" гэж танилцуулах үгийг ашиглаж, "хэрхэн", "боломж" ба "Та нар мэдэж байгаа шиг".

-д дадлага хийх аж ахуйн нэгж дэх баримт бичиг менежментийг дэмжих тусалдаг Эдгээр шаардлага байна.