Архивын өрөө шаардлагад. байгууллагууд архивын үндсэн дүрэм

Архивын байгууллагын бие даасан бүтцийн нэгж хэлбэрээр эсвэл албан амьдралын салшгүй нэг хэсэг байж болно. Энэ нь одоо байгаа баримт бичгийн хэмжээгээр хамаарна.

Үүнийг зохион байгуулах вэ

ямар ч бизнес, байгууллагын архив шаарддаг тодорхой арга хэмжээ багц бий болгох:

1. Та бичиг баримтыг хадгалахад тохиромжтой хадгалах орон зайг сонгох, зөв үүнийг зэвсэглэх хэрэгтэй.
2. Арчилгаа стандартыг хангах нөхцөлийг бүрдүүлэх арга хэмжээ авах хэрэгтэй.
3. худалдан авч, архивын шаардлагатай тоног төхөөрөмжийг суулгах - Энэ үүднээс техникийн цэг нь үүнийг зэвсэглэх шаардлагатай байна.
4. репозитор шаардлагатай бүх баримт бичгийг архивлан зохион байгуулах журмыг зохион байгуулсан байх үүрэг байна.
5. Энэ нь боловсруулж, нэгжийн зохицуулалтын хүрээнд баталсан байх ёстой.

Эдгээр арга хэмжээг хэрэгжүүлэх архивын баримтын аюулгүй байдлыг хангах, шаардлагатай байдалд тэднийг байлгах баталгаажуулдаг.

архивчийн гэж хэн бэ

Тэгээд ямар шаардлага архив, бичиг баримтыг цаашид хадгалах, байгууллагын эрхэлж болно ажилчдын байна вэ? Тэд жишээ нь хослуулан албан тушаал, тэдний хаалгач, нэг нарийн бичгийн дарга, эсвэл хүлээн авагч байж чадах вэ?

Архивын - нь зорилго архивын үйл ажиллагааг зохион байгуулах юм мэргэжилтэн. түүнд итгэмжлэн баримт бичгийн аюулгүй байдлын төлөө, тэр бүрэн хариуцлага гэрчилдэг. Түүний ажил Төрийн архивын байгууллагаас тодорхой заавар, тэр ч байтугай (шаардлагатай бол) дадлага өнгөрөх ямар ч боломжгүй юм.

Уг үйл ажиллагаа нь хагас цаг ажиллаж байна өөр ажилтанд шилжүүлж болно. Ерөнхийдөө, архивчийн хариуцлага тохиолдолд баримт бичиг хадгалуулахаар хэмжээ хангалттай их биш дахь бие даасан ажилтан томилогдсон байна. том байгууллагын хувьд энэ зорилгоор тусад нь бичлэгийг орон тооны. Энэ тохиолдолд Гэхдээ энэ нь ихэвчлэн архивчийн хариуцуулсан ажлын төрлийг тодорхойлох нь ажлын байрны тодорхойлолт, түүнчлэн эрх, үүргээ бүрдэнэ.

Хамгийн гол нь - журам

Тохиолдол нь тусгайлан боловсруулсан график дагуу архивын байгууллагад дамжуулсан. Түүний зургийн газар, баримт бичгийг дамжуулах, архивчийн баталсан бөгөөд тус бүрийн толгой нь тохиролцсон байх ёстой. архивт ажиллаж бичиг баримт оноос хойш зөвхөн хадгалагдаж байгаа биш, гэхдээ бас хааяа хэрэглэдэг, тэдний асуудлыг дүрмийг тодорхойлох (хэрэв байвал) өөрийн байгууллага, түүнчлэн гадаад оролцогч талуудын-д өргөдөл ирүүлсэн.

баримт бичиг хүргэх бүртгэлийн зарим ном, баяр ёслол болно. бүртгэлийн үйл явцад гуравдагч этгээд журмын түр хэрэглэх тохиолдолд шилжүүлэх шаардлага, захиалга, үйлдэл (бусдын дунд эдгээр прокурор, шүүх зэрэг болно) байдаг. өөрийн ажилчдын нэг сар хүртэл, мөн гурван хүртэл сар Гаргасан он, сар баримт бичиг - намын бүтэц төлөөлөл.

байгууллагууд архивын үндсэн дүрэм

удирдлагын баталсан тусгай заалтуудыг үндэслэн Архив, түүнчлэн ямар нэгэн бүтцийн нэгж актаас бүрдэнэ. Тэдний ажилд Хэрэв ажилтнууд өөрсдийн ажлын байрны тодорхойлолт, журмыг дагаж мөрдөж. компаниас баталсан заалт, архивын үндсэн дүрэм (шаардлагатай бичиг баримтыг эрх, хариуцлага, бүтэц үйл ажиллагааны арга хэмжээ статус) тогтоодог. түүний үндсэн үүрэг даалгавар гэхэд нь:

1. баримт бичгийн архивыг нэмэлт, найрлага журмын тусдаа хэсэгт жагсаасан байдаг.
2. материалын бүртгэл хөтөлж, тэднийг аюулгүй байлгах.
3. тусламж олох боломжтой баримт бичгийг боловсруулах.
4. Та архивын материал хадгалагдаж процедурыг ашиглах боломжтой.

Танай байгууллага баримт бол тэр дараа нь бэлтгэх, бүтцийн нэгжийн гадаад асуудлын нэг юм хадгалах улсын байнгын хадгалалтад тэднийг гаргаж, ОХУ-ын Архивын санд хамааралтай байж болох юм.

түүний ажиллагаа

архивын үйл ажиллагаа системтэйгээр түүний зорилт урган гарна. Гол хүмүүс нь дараах болно:

1. юм худалдан авах өөрийн эх үүсвэрээс, байгууллага, аж ахуйн нэгжийн жагсаалтыг байлгана.
2. хадгалж баримт бичиг нь эмх цэгцтэй байдлаар тэдний авна.
3. харгалзан материалыг авч, тэдгээрийн бүрэн бүтэн байдлыг хангах.
4. Байгуулах болон онлайн туслах систем, архивын баримт бичиг холбоотой байлгах.
5. Явуулах мэдээллийн үйлчилгээний удирдлага, зохион байгуулалтын бүх бүтцийн нэгж.
6. асуудлыг зохион байгуулж, авч үзэх, ашиглах үйл явцыг шинжлэх, иргэн, бусад байгууллагын хэрэгцээнд нийцүүлэн бичиг баримт ашиглаж байна.
7. иргэн, нийгэм, хууль эрх зүйн мөн чанарыг хүсэлтэд тайлан болон албан ёсны хариу бэлтгэнэ.
8. баримт бичгийн үнэ цэнэ шалгалт дээр үйл ажиллагаа явуулах, (байгууллагын архивын худалдан авалтын Дээрх эх сурвалжийн нэг бол энэ тохиолдолд) байнгын санах ой руу орон нутгийн болон улсын архивт үүднээс байцаан шийтгэх шилжүүлэх ажлыг зохион байгуулах.
9. өөрийн бүтцийн нэгж, бусад байгууллагад аль алинд - эх үүсвэрээс олж авах нь үүсэх, архивын файлуудыг зөв эсэхийг шалгана.
10. Бизнесийн аж ахуйн нэгжийн нэр томъёо байлгах ажлыг зохион байгуулах.
11. бүтцийн салбарт бүрийн бичиг баримт нь практик, арга зүйн туслалцаа үзүүлэх.
12. Архив, бүртгэл удирдлагын хөгжилд оролцох.
13. менежментийг баримтжуулах холбоотой албан тушаалд архивын болон ажилтнуудыг сургах зорилгоор зохион байгуулсан арга хэмжээнд оролцох.

үүнийг байрлуулах хаана

АНУ-ын одоо архивын өрөө шаардлага бий юу авч үзье. юу гэж үзэж байх ёстой хамгийн чухал, - модон барилгын хуучин тэмдэгт барилгын барилгад зөвшөөрөл байхгүй ямар ч тохиолдолд, түүхий эд байж болно үүнийг байрлуулах биш, зөвхөн гол өрөө, гэхдээ хонгил нь attics, түүнчлэн барилгын, зуух, халаалтын байна.

бүхэлд нь адил бүтэц, цаасан баримт бичгийг хадгалах дасан зохицсон байгаа бол, дараа нь архив заавал тусгаарлагдсан өрөө гэсэн үг.

Ойрын ирээдүйд танай байгууллага өөрийн архивыг бий болгох төлөвлөгөөтэй байгаа бол энд та бэлтгэх үйл явцад авч үзэх ёстой шаардлагын жагсаалт танилцах боломжтой. болгоомжтой, найдвартай шаардлагатай бүх бичиг баримтыг хадгалах - Тэгэхээр, архивын өрөө, эрхэм зорилго нь гол шаардлага нь юу вэ?

шаардлагатай юу жагсаалтыг гаргаж болно

1. Архивын.
2. өрөө баримт бичгийг хүлээн авах, түр хадгалах, нутагшуулахаар зориулагдсан.
3. ямар бичиг баримт ашиглаж болно өрөө.
4. ажилтнуудын үйл ажиллагааны өрөө (эсвэл өрөө).

хэмжээ нь хангалттай биш юм бол ...

тохиолдолд файл өрөө орон зай түүний дор хулгайлах боломжийг боломж олгохгүй хэд хэдэн өрөө зориулалтын ганц орон зай хуваалт тусгаарласан бүсэд хуваагдана байх ёстой. үндсэн шаардлага, хатуу энэ тохиолдолд дагаж мөрдөх шаардлагатай байна - нэгнээс баримт бичгийг өөр хадгалах байршил тусгаарлагдсан, тэдэнтэй хамт ажиллаж байна.

Тусдаа өрөө, эсвэл тусгайлан барьсан ба нөөц болгон ашиглаж баримт бичиг хадгалах барилга зэрэг зохицсон, шаардлагатай бол галт боломжийн хувьд эрсдэл хийх обьектуудад хасагдсан байна. Жишээ нь дурдсан байж болох автомашины парк, гараж болон шатахуун түгээх станц байдаг. барилга байгууламж, байр архивт ойролцоо агаарын бохирдлын эх үүсвэр болж объект байж болохгүй.

Ер нь, файлууд үргэлж, бүх шаардлагатай дүрэм, журмыг баригдсан энэ барилга нь зөвхөн зориулалтын тусад нь байрлуулж байх ёстой. Гэвч, харамсалтай нь, бодит байдал дээр өөрийн нэр томъёо бод бөгөөд ихэнх байгууллагад, баримт бичиг, одоо байгаа барилга байгууламж хадгалагдсан энэ зорилгоор хөрвүүлсэн ба дасан зохицсон байдаг.

зөв ярих бол

архивын барилга, байгууламжийг зохицуулалтын шаардлагыг танилцсан. Үунд:

1. барилга, хадгалах, ирээдүй байх ёстой байдаг захиргааны тоог илгээх шаардлагатай. Энэ нь хатуу хэрэглэж архивыг бий шатамхай бодис, түрэмгий ангилалд нь хоолны үйлчилгээ, хүнсний агуулах, дэлгүүр байна, түүнчлэн холбогдох химийн технологи байрлуулахыг хориглоно.
2. Хассан нь халаалтгүй өрөөнд байрлуулах, эрүүл ахуйн шаардлагыг хаана биелүүлсэн байна. Дээр дурдсан эвдэрсэн архив байрны unacceptability байна.
3. Энэ нь архивын өрөөнд гал шаардлагыг биелүүлээгүй нь чухал ач холбогдолтой юм. аль нь гал түүний аюулгүй байдал - баримт бичгийн аюулгүй хадгалах гол нөхцөлийн нэг юм. 2009 оны нэгдүгээр сард ОХУ-ын Соёлын яам 3-р баталсан ОХУ-ын Засгийн газар болон орон нутгийн архивын галын аюулгүй байдал, тусгай журам-д заасан зохицуулалтын шаардлагыг хэд хэдэн захирамж гаргасан байна. Шаардлагатай баримт бичиг хадгалах журам төхөөрөмж нь амжилтгүй ч ажиглагдаж байхад болно.
4. барилгын зураг төсөл үерийн аргагүйгээр хангах явдал юм. өрөө яаралтай гарах байх шаардлагатай. Ямар ч тохиолдолд түүгээр дамжин гол хоолой (ус агуулсан, эсвэл хий) гаргана.

Энэ нь хонгилд байрлуулах гаргах боломжтой юу?

Энэ нь суурь өрөө, дээд давхар буюу өөрчлөлт гэх дээврийн орон зай гэх мэт нь архивын хадгалалт байрлуулах санал болгож байна.

Онцгой байдлын нөхцөл байдалд энэ дүрмэнд жич байж болох юм. чадвартай, хуурай, сайн халдаг суурь, механик агааржуулалт тоноглогдсон, цагт, хоёр гурав дахин нэвтрүүлэх хангах үед тэд хүлээн зөвшөөрсөн байна. Дээврийн хөндий, эсвэл дээврийн хувьд Архив боломжтой цорын ганц тохиромжтой температур, чийгшил нөхцөлд гэж заасан байна.

байранд нь маш чухал шаардлага утас төхөөрөмжтэй холбоотой архивлана. Энэ нь агаар сокетууд нь хаалттай байх үүрэгтэй. зөөврийн цахилгаан тоног төхөөрөмжийн олсоор резинэн тусгаарлагчтай олгож байна. дотор байрлуулсан байх ёстой болохгүй эсвэл шал Хэлхээ таслагч нийтлэг хадгалах.

Сонгогдсон бус тоосжилт болон архивын архивыг дуусгах нь барилгын материалын бус идэмхий материал. гал унтраах систем нь баримт бичгийн аюулгүй саармаг аргаар, тоноглогдсон байх ёстой. Энэ нь дэлгүүрт гал ашиглахыг зөвшөөрөхгүй байгаа бол, халаагуур, эсвэл газар гадны биет орно.

дүгнэхэд

Архивын өрөөнд дээрх бүх шаардлагад нийцүүлэн сонгосон талбайн бууруулах дараа хэрэглэхэд тохиромжтой, эсвэл тохиромжгүй дээр эцсийн шийдвэр гаргах. аль болох эрүүл ахуй, халдвар судлалын станц, Улсын гал хяналт тавьж шалгасны дараа ийм шийдвэр гарга. зөвхөн нарийвчилсан шинжилгээний процедурын дараа төлөвлөж байна хаана архив байрлуулж болно.

Үүний зорилго нь - томоохон бүтцийн бат бөх шалгах (архив зориулсан тоног төхөөрөмж, хадгалсан баримт бичиг жин) боломжит ачааллын тооцоонд давхар хоорондын давхардлын хүч чадлыг хангаж, хүртээмж, агааржуулалт, халаалтын системийн одоогийн байдлыг шалгаж, зохих түвшинд галын өрөөнд тодруулах болон тодорхойлох.

холбогдох бүх үйлчилгээний байгууллага (цаашид архивын ихэвчлэн ажилчид) төлөөлөгчид болон ажилтнууд оролцож аудитад - гэх мэт .. байр, гал түймэр, аюулгүй байдал, шинжилгээний үр дүн нь эцсийн үйлдэл бэлтгэх тусгагдсан байна.