Байгууллагын архивын оффисын ажил: ГОСТ, заавар, баримт бичиг, дүрэм журам. Архивын бүртгэл хөтлөх арга зүйн зөвлөмжүүд

Архивын бүртгэл хөтлөлтийн дүрэм журам нь компанийн одоогийн үйл ажиллагаанд оролцдоггүй үнэт цаас, материалтай ажиллахад тавигдах үндсэн шаардлагуудыг агуулдаг. Тэдгээр нь боловсруулалт, мэдээллийг түгээх, хадгалахад чиглэсэн одоогийн зохицуулалтын хүрээний дагуу боловсруулагддаг. Үйл ажиллагааны хүрээн дэх ашигласан гол үзэл баримтлалуудыг ГОСТ архивын бүртгэл хөтлөх зорилгоор байгуулдаг. Тэднийг эмхтгэвэл техникийн дэвшилтэт технологи, дэвшилтэт технологийн дэвшлийн орчин үеийн ололт амжилтыг харгалзан үзсэн. Одоо бид архивын баримтуудын менежментийн үндсийг авч үзэх болно.

Тархалтын хүрээ

Архивын бүртгэл хөтлөлтийн менежментийн арга зүйн зөвлөмж нь төрийн байгууллагуудад хамааралтай. Зарим төрлийн ажил эрхэлдэг арилжааны аж ахуйн нэгжүүдэд ч мөн адил үүрэг хүлээдэг. Тухайлбал, ОХУ-ын Архивын сангаас баримт бичгийг баримтжуулах, нягтлан бодох бүртгэл, хадгалалт, ашиглалтыг төрийн өмч гэж нэрлэнэ.

Кино, дэвсгэр зураг, видео, гэрэл зургийн материал, зураг зүйн, шинжлэх ухаан, техникийн болон телеметрийн мэдээлэлтэй ажилладаг аж ахуйн нэгжүүд төлөвлөлт, тайлагналтын зорилгоор тогтоосон заалтуудаар удирддаг.

RF-ийн баримт бичгийн түр хадгалалтад зориулсан байгууллагуудад архив үүсгэх үүрэг, эрх нь салбарын хууль тогтоомж (1993 оноос), дүрэм журмууд (1994, 1998 онуудад) тусгагдсан байдаг. Зохицуулалтын үйл ажиллагаа нь бүс нутгийн ач холбогдол бүхий хууль эрх зүйн актуудаас бүрддэг. Хариуцлагатай дүрэм нь Холбооны хуулийн 5485-1, 1995 оны 11-р сарын 30-ны Ерөнхийлөгчийн зарлиг № 1203-оор зохицуулагддаг баримт бичигт хамаарахгүй.

Сонгох

Энэ нь компанийн диспетчерийн мэдээллийн баазыг системтэйгээр дүүргэхийг илэрхийлнэ. Худалдан авалт нь дараахь тодорхойлолтыг агуулна.

1. Эх сурвалжууд.
2. Хүлээн авах материалын бүрэлдэхүүн.

Энэ үйл ажиллагааны хүрээнд архивт баримт бичгийг шууд шилжүүлэх ажиллагаа явуулж байна. Эх сурвалжууд нь:

1. Аж ахуйн нэгжийн дэд салбар.
2. Fizlitsa.
3. Хоёрдогч бүтэц.

Материалын бүтэц

Архивын бүртгэл хөтлөлтийн менежментийн заавар нь түрээс (10-аас дээш жил), байнгын хадгалалтаар хийгддэг болохыг тогтоов. Ажиллагсдын талаарх мэдээллийг ерөнхийд нь авч үздэг. Хадгалалтын хугацааг 10-аас доош жилээр зарласан тохиолдолд архивт шилжүүлдэггүй. Эдгээр нь аж ахуйн нэгжийн холбогдох хэлтэст багтдаг. Хадгалах хугацаа дуусахад эдгээр тохиолдлууд устах болно. Хувь хүний зан төлвийн мэдээлэл нь эзэмшигчийн хүсэлтээр дамжуулагдана. Дараа нь тэдгээрийг байнгын арчлалтын зорилгоор улсын архивт явуулдаг. Шилжүүлэлт нь өмнөх аж ахуйн нэгжийн материалууд, дэд бүтцийн татан буулгалтын татан буулгахад хамаарна.

Архивын оффисын ажил, нэр томъёо

Аж ахуйн нэгжийн мэдээллийн материалд ажилладаг эрх бүхий ажилчид хэргийг системтэйгээр жагсаасан байна. Нэрийг нь нэрлэв. Энэ нь үүссэн тохиолдолд материалын хадгалалтыг зааж өгнө. Архивын бүртгэл хөтлөлтийн менежментийн заавар нь нэрлэвэрийг бэлтгэх явцад аюулгүй байдлын үйлчилгээ үзүүлэхэд хяналт тавих эрх бүхий нэгжийг шаарддаг. Системчилсэн жагсаалт нь байнгын болон түр хугацааны (10 жил хүртэлх) агуулахын мэдээллийн материал бүрдүүлэх үндэс болдог. Нэрийн жагсаалт нь нягтлан бодох бүртгэлийн гол баримт бичиг мөн. Түр хадгалах агуулах, түүний дотор 10-аас доош жилийн хугацаанд бүртгүүлэхэд ашигладаг. Нэрийн дагуу байгуулсан системчилсэн схемийг картын файлыг ажиллуулсан сертификатуудад хэрэглэж болно.

Ангилал

Архивын бүртгэлийг 3 төрлийн нэр томьёонд явуулдаг.

1. Ердийн
2. Ойролцоогоор.
3. Хувь хүн (тодорхой аж ахуйн нэгж).

Эхнийх нь ижил төрлийн байгууллагад үүссэн материалуудын бүрэлдэхүүнийг тодорхойлно. Стандарт нэр томьёог норматив баримт бичиг гэж үзнэ. Үлгэр жишээ системчилсэн үйл ажиллагаа нь аж ахуйн нэгжийн мэдээллийн материалын ойролцоо бүтцийг тодорхойлж, түүний үйл ажиллагаа өргөжиж, индексийг харуулдаг. Энэ нь зөвлөмжийн шинж чанартай. Эдгээр төрлийн системчилэл нь хувь хүний нэр томъёо бүрдүүлэхэд хэрэглэгддэг бөгөөд түүнд шилжүүлэгддэггүй.

Бэлтгэлийн онцлог

Аж ахуйн нэгжийн архивын бүртгэл хөтлөлтийн баримт бичиг нь бүтцийн дэд бүлгүүдийн нэршлийн дагуу тогтоосон хэлбэрээр системчилсэн болно. Удирдах Зөвлөлийн удирдагчид гарын үсэг зурж, гарын үсэг зурах хэрэгтэй.

Аж ахуйн нэгжийн нэршил нь нийтлэг хэлбэртэй байна. Тэрбээр архивын тэргүүн, эсхүл хариуцсан хүнийг аюулгүй байдлын албаны дарга, эрх бүхий ажилтны гарын үсгээ зурсан байна. Нэрийн жагсаалтыг шинжээчдийн комиссоор баталж, дараа нь компанийн захирлаар батлуулна. Эдгээр журмыг хэрэгжүүлсний дараа компанийн бүтцийн хэлтсийн дарга нар холбогдох хэсгүүдийн хандыг гаргаж өгдөг.

Ирэх жилийн нэр төрөл нь сүүлийн үеийн улиралд бий болсон. Зохицуулалт нь 5 жилд 1-ээс багагүй удаа явагддаг. Байгууллагын бүтэц, үйл ажиллагаа өөрчлөгдөхөд шинэ нэршил бий болно.

Шийдвэр гаргах журам

Формац гэдэг нь дууссан үйлдлийн бүлгийг нэр томьёоны дагуу бүлэглэхэд хамаарна. Байгууллагын архивын бүртгэлийг агуулах нь хавтаст хэргийн нэрийн дагуу мэдээллийн материалыг системчилэхэд оршино. Давхар бүлгийг болон бүдгэрүүлсэн хуулбарыг бүлэглэхийг зөвшөөрөхгүй. Онцгой байдал нь үнэ цэнэтэй тээвэрлэгч юм. Цаасыг фолдерт буцааж оруулахыг хориглоно.

Архивын мэдээллийн менежментийг мэдээллийн дэмжлэгийн материалаар төвлөрсөн ажлыг хийж гүйцэтгэх, бүтцийн нэгжүүд болон дээрх хэлтсүүдийн хувьд төвлөрсөн бус ажил эрхэлдэг. Бүлгэмдэл нь өгөгдөл зөөвөрлөгчийн хамгаалалтыг хариуцдаг хүмүүсийн шууд хяналт дор явагдана. Шаардлагатай тохиолдолд төрийн архивын ажилтнууд оролцож болно.

Гол шаардлагууд

Архивын баримтын удирдлага нь норматив зарчмын шаардлагын дагуу хийгддэг. Мэдээллийн тээгчтэй хавтас үүсгэхдээ дараах шаардлагыг дагаж мөрдөх шаардлагатай:

1. Түр ба байнгын хадгалалтын материалыг тусад нь бүлэглэж ангилдаг.
2. Баримт бичгийн нэг хувь нь хавтсанд орно.
3. Хавтас нь календарийн нэг жилийн материалыг агуулсан байх ёстой. Гэхдээ энэ жор бичгээс үл хамаарах зүйлүүд байдаг. Үүнд:

• Холбогдох ажилтны ажлын үеэр үүссэн хувийн асуудал;
• Тэдгээрийн дагуу сонгуулийн бүтэц, байнгын комиссын материалууд, хурлын үеэр зохион байгуулагдсан орлогч бүлгийн гишүүд;
• Хичээлийн жилийн турш боловсруулж, бүлэглэсэн боловсролын байгууллагуудын бичиг баримт;
• Улирлын үйл ажиллагаанууд нь театрын материалууд;
• Өвчин тахлын түүх гэх мэт.

Фолдер нь 4 см-ээс ихгүй зузаантай 250 хуудас байх ёсгүй.

Зохицуулалтын активыг бүлэглэх

Архивын оффисын ажил нь янз бүрийн мэдээллийн тээгчдийг системчлэх үйл ажиллагаа юм. Эдгээрийн дотор захиргааны актууд орно. Тэдгээр нь програмын төрөл, он цагийн дарааллаар бүлэглэгддэг:

1. Зохицуулалт, хууль тогтоомжоор батлагдсан заалтууд, тэдгээрийн хавсралт байдлаар ажилладаг. Тэд хамтдаа бүлэглэж байна. Хэрвээ дүрэм, заавар, хууль тогтоомжийг бие даасан актаар батлавал тусдаа тохиолдол болгон системчилнэ.
2. Дээд бүтэц зохион байгуулалт, хэрэгжилтийн талаархи тогтоолыг аж ахуйн нэгжийн ажлын чиглэлд үндэслэн бүлэгт хуваадаг.
3. Ажилтнуудтай холбоотой захиалга нь хадгалалтын хугацаандаа системчилсэн байдаг. Мэдээллийн материалын ихээхэн хэмжээний материалыг ашиглан компаний ажлыг янз бүрийн байдлаар тусад нь авч үзэхийг зөвлөж байна.
4. Үйл ажиллагааны гол мөрөн дээр байгаа захиалгууд нь ажилтнуудын үйл ажиллагаанаас тусад нь системчилсэн байдаг. Жишээ нь, архивын бүртгэлийг удирдах нэг захиалга нэг хавтаст багтаж, хариуцсан нэгжийн даргын томилолтоор нөгөө хэсэгт нь оруулав.
5. Батлагдсан хязгаар, тайлан, тооцоо, гарчгийн жагсаалт, төлөвлөгөө гэх мэт. Тэдгээр төслүүдээс тусдаа бүлэглэнэ.
6. Хувийн файлуудын баримтуудын байршлыг хүлээн авсан дарааллаар явуулдаг.
7. Хөдөлмөрийн хөлсний талаар ажилчдын хувийн дансууд нь тусдаа хавтаст системийг системчилсэн байна. Тэдгээр нь цагаан толгойн дарааллаар зохицуулагддаг.
8. Аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагаатай холбоотой гомдол, санал, өргөдөл, хянан үзэх, хэрэгжүүлэхэд баримтжуулсан баримт бичгийг хувь хүний хүсэлтийг тусад нь бүлэглэн тус тусад нь ангилдаг.
9. Ишлэлийг системчилсэн горим нь голдуу хуанлийн дарааллаар он цагийн дарааллаар явуулдаг. Асуултуудын дараа хариуг тавьдаг. Тухайн сэдэв дээрхи захидал харилцааг сэргээх тохиолдолд өмнөх жилээс эхлэн баримтуудыг тухайн үеийн хавтсанд оруулав. Энэ нь өнгөрсөн жил хэргийн индексийг харуулж байна.

Мэдээлэл хүлээн авагчдын мэдээллийг хадгалахад бүртгүүлэх

Архивын баримтын менежмент нь цаасан дээр ажиллаж буй бүтцийн нэгжүүдийн олон тооны жороор олгодог. Тээвэрлэгчдийн дизайныг хэсэгчлэн эсвэл бүрэн гүйцэд хийж болно. Энэ нь тавиурын амьдралаас хамаарна. Түр зуурын бичиг баримт (10-аас дээш жил), байнгын засвар үйлчилгээ, ажилтнуудын үйл ажиллагаанд бүрэн бүртгэлийг явуулдаг. Энэ нь:

1. Binding / Биндэр хавтас.
2. Хуудасны дугаар.
3. Гэрчийн хуудсыг боловсруулах.
4. Шаардлагатай гэж үзвэл дотоодын бүртгэлийг үүсгэх.
5. Гарчиг хуудасны шаардлагын талаар дэлгэрэнгүй мэдээлэл оруулах . Тэдгээр нь компанийн нэр, хавтасны бүртгэлийн дугаар, сүүлийн огноо гэх мэттэй холбоотой байж болно.

Түр зуурын хадгалалт, түүний дотор 10-аас доош жилийг багтаасан хэсгүүд нь хэсэгчлэн хэрэгждэг. Тиймээс хавтсан дахь үнэт цаасыг зохион байгуулахыг зөвшөөрөхгүй, хуудсыг бүү тоогоорой, баталгаажуулах бичгийг битгий оруулаарай.

Хуанли

Архивын оффисын ажил нь мэдээллийн мэргэжилтнүүдийн аюулгүй байдлыг хангах төдийгүй, ийм хэрэгцээ гарах үед тэдэнтэй ажиллах боломжоор хангах үйл ажиллагаа юм. Энэ зорилгоор фолдерыг бүрдүүлж буй үйлдлүүд картон бүрхүүлийн дөрвөн цэгтэй дээр тавигддаг. Тэдгээр нь бичиг баримтууд, тогтоолууд, огноо, визүүдийг унших, унших, унших боломжтой байхыг зөвшөөрдөг.

Бүлэглэхэд бэлтгэх явцад бүх металл бэхэлгээг арилгадаг. Байнгын хадгалалт, онцгой үнэ цэнэтэй буюу албан бус үйлдлээс бүрдэх материалыг оосортой эсвэл тусгай хайрцаг бүхий гурван хавхлагатай хаалттай хэлбэрийн хавтаст багтаана.

Тухайн тохиолдолд хувийн баримт бичиг (хөдөлмөрийн дэвтэр, гэрчилгээ, цэргийн билет гэх мэт) -ийг тусад нь дугтуйнд хийж, үлдсэн материалуудад өгнө. Хавтасны төгсгөлд цэвэрхэн гэрчийн хуудас байх ёстой. Хавтасны эхэнд дотоодын бараа материалын хоосон зайг оёх. Баримт бичгийн аюулгүй байдал, хэв маягийг хангахын тулд хуудас бүрийг араб тоогоор дугаарладаг. Энэ дүрэм нь хуудасны жагсаалт болон бараа материалын маягтанд хамаарахгүй. Тоо нь баруун дээд буланд энгийн харандаагаар байрлуулсан.

Гэрч хуудас

Үүнийг тогтоосон журмын дагуу бэлтгэнэ. Энэ нь үгээр болон тоо хэмжээгээр илэрхийлнэ:

1. Тоолох тоо бүхий хуудасны тоо.
2. Дотоод бараа материалын хуудасны тоо.

Гэрчлэх хуудсанд тоон тодорхойлолтыг мөн зааж өгсөн. Тухайлбал, захидлын индекс, алгассан код, гэрэл зургийн материал бүхий хуудасны дугаар, том хэмжээний хуудас, гэх мэт. Үүнээс гадна, хуудас нь гол дугаарт тэмдэглэгдээгүй бол хавтаст хавтсан дахь хэвлэлийн товхимол байгааг харуулна. Гэрчлэгчийг гэрчлэгчээр зочилно. Хавтсан төр болон бүтэц дэх дараагийн өөрчлөлтүүд холбогдох үйлдлүүдтэй холбоотой байх ёстой. Фолдерийн нүүр хуудсан дээр эсвэл хамгийн сүүлийн баримт бичгийн хуудасны эргэлтэнд гэрчийн хуудсыг авахыг зөвшөөрөхгүй.

Дотоод бүртгэл

Мэдээллийн материалыг түр хадгалах (10-аас дээш жил) болон байнгын агуулгаар хадгалах, нягтлан бодох бүртгэлд зориулан бүрдүүлдэг. Дотоод бүртгэлийг гарчигт агуулагдахгүй байгаа баримт бичгийн төрлүүдийн дагуу бий болсон тохиолдлуудыг мөн гаргадаг. Формат нь фолдер, индекс, гарчиг, огноо, хуудасны дугаар дахь активын тоонуудын тоон мэдээллийг агуулах ёстой.

Дотоод бүртгэлд бүртгэгдсэн бичлэгийг хавсаргасан болно. Энэ нь тоо баримт, үсгээр бичигдсэн баримт бичгийн тоо, түүнчлэн түүнийг үүсгэсэн хуудсын тоогоор илэрхийлнэ. Үүсгэгч нь дотоод нөөцийг хариуцна. Хэрвээ хавтас нь ямар нэгэн хоосон зайгүй, хязгаарлагдсан бол хуудсыг нүүрний дотор талд байрлуулна.

Фолдер дээрх материалын бүтцэд гарсан өөрчлөлтийг "Тэмдэглэл" талбарт тусгана. Ялангуяа бид баримт бичгийн хуулбарыг солих, хувилах, хавтаст хавтсанд нэмэлт баримт бичгийг оруулах зэрэг болно. Үүний зэрэгцээ холбогдох хууль тогтоомжид холбогдох линкийг хавсаргав. Шаардлагатай тохиолдолд дотоод бүртгэлийн хуудсыг шинэ ерөнхийлөгчид оруулах, мөн хавтасны барьцааны бичгийг үүсгэж болно.