Цахим баримт бичиг гэж юу вэ?

Компьютержүүлэлтийн түвшин өнөөдөр "цаасгүй" бүртгэл хөтлөлтийг шилжүүлэхийг шаарддаг. Энэ нь уламжлалт шинж чанараас ялгаатай цахим баримт бичиг дээр үндэслэсэн бөгөөд хэд хэдэн шинэ шинж чанар, онцлог шинж чанартай байдаг. Өнөөдрийг хүртэл энэ үзэгдэл нь хууль тогтоомж, ОХУ-ын шинжлэх ухааны ертөнцөд ямар нэгэн байдлаар тодорхойлогдоогүй юм.

"Электрон баримт бичиг" хэмээх ойлголт 1970-аад онд аль хэдийн гарсан. Тиймээс тэд "машин уншиж болох баримт бичиг" гэж нэрлэж эхэлсэн. Тэдний өвөрмөц чанар нь компьютерын технологийг ашиглан компьютер дээр боловсруулалт хийхэд тохиромжтой байх ёстой. Энэ тохиолдолд зайлшгүй шаардлагатай мэдээллийг бүх баримт бичигт заасан дарааллаар нарийн боловсруулдаг.

Электрон баримт бичиг нь хоёр хэсгээс бүрдсэн мэдээллийн объект юм: 1) шаардлага (нэр, зохиогчийн өгөгдөл, цаг хугацаа, бүтээлийн газар, гэх мэт) болон электрон тоон гарын үсэг; 2) үндсэн агуулгын хэсэг, түүний дотор текстэн, график, тоон мэдээлэл, ганцаарчилсан байдлаар боловсруулсан.

Цахим баримт бичиг нь электрон гарын үсгээр баталгаажсан гарын үсэг зурсан байх ёстой бөгөөд ингэснээр энэ нь биечлэн гарын үсэг зурсантай тэнцүү болгодог. Мэдээллийг тоон (цахим хэлбэрээр) хэлбэрээр тусгасан болно. Өгөгдлийг компьютер ашиглан мэдээлэл, харилцаа холбооны сүлжээгээр дамжуулан дамжуулж, мэдээллийн системд боловсруулсан болно. Шаардлагатай бол ийм баримт бичиг нь дэлгэц, цаасан дээр харагдах дэлгэцийг авах боломжтой.

Цахим баримт бичгийн удирдлага нь аж ахуйн нэгж (байгууллага, компанид) , баримт бичгийг архивт шилжүүлэхээс өмнө төрийн зүгээс (тохиролцсон, харилцан мэдээлсэн, гарын үсэг зурсан, хаалттай г.м.) өөрчлөгдсөн электрон баримт бичгийн амьдралын мөчлөг юм . Иймэрхүү ажлын урсгалыг заримдаа бизнесийн үйл явцын хүрээнд тусдаа ажил хийдэг нэг урсгал байдлаар тодорхойлогддог "ажлын урсгал" гэж нэрлэдэг. Цахим баримтын менежментийн системд ийм баримт бичгийн амьдралын мөчлөгийг зохион байгуулах, дэмжихэд шаардлагатай програм хангамж багтдаг.

Цахим баримт бичиг, баримт бичиг нь үндсэндээ уламжлалт аргуудтай харьцуулахад хэд хэдэн давуу талтай байдаг. Энэ нь байгууллагын ажилтнууд өөрсдийн ажлын байрыг төдийгүй бүхэлд нь хянах боломжийг олгодог. Цахим архив ашиглах нь цааснаас илүү тохиромжтой. Та документыг хэдхэн минутын дотор олж чадна, зохицуулалт, гүйцэтгэлийг дамжуулах хугацаа багасна. Ерөнхийдөө энэ нь цааснаас илүү хэмнэлттэй байдаг. Цахим баримт бичгийн менежментийн цөөн хэдэн програмууд байдаг ("Motive", "E1 Euphrates", "DocsVision", "1C: Document Management" гэх мэт).

Өнөөдрийг хүртэл электрон баримт бичигтэй холбоотой харилцааг хууль эрх зүйн үүднээс зохицуулах гадаад туршлага байна. ОХУ-д эдгээр харилцааг зохицуулах асуудал хууль зүйн хувьд шийдэгдээгүй байгаа ч зохих хуулийг нэвтрүүлэх оролдлогыг хийсэн байна (2005). Энэ төрлийн баримт бичгийг хууль тогтоох үйл ажиллагаа эрхлэх нь хууль тогтоох байгууллагын хамгийн тулгамдсан асуудлын нэг юм.